Phaest-blog #3

Voorbeeld dagplanningen

Take aways van deze blog

5 meest voorkomende valkuilen

Je plant dagdeel na dagdeel 

Bij het plannen van je dag vertrek je van de belangrijke elementen die op voorhand vastgelegd moeten worden: het burgerlijk huwelijk, de ceremonie of de kerk of misschien wel het startuur van de huur van je locatie.

Daarrond bouw je dan de overige elementen zoals de fotoshoot en eventueel andere animatie. De start van je make up and hair en ook het ophalen van de bloemen wordt aan de hand van die key elementen gepland. 

De grote valkuilen hierbij zijn: 

• Je houdt niet voldoende rekening met het vervoer tussen de verschillende locaties. Je hebt misschien wel opgezocht dat het maar een kwartiertje rijden is maar volgende elementen maken een verplaatsing iets langer dan gedacht: instappen met je kleed, verplaatsingen met grote groepen of meerdere auto's, parkeren, wandelen naar de mooiste plekjes bij bijvoorbeeld de fotoshoot, regenbuien of kindjes die nog naar het toilet moeten. 
• Je plant geen rustmomentjes in. Je huwelijksdag wil je liever niet beleven als een aaneenschakeling van gebeurtenissen. Het is juist fijn als er een natuurlijke flow in je dag zit. En dat creëer je door niet té strak te plannen en hier en daar wat momenten van rust te voorzien. Dit doe ik door voldoende ruimte in te rekenen bij bepaalde dagdelen. Je ceremonie duurt een uurtje, dan plan ik altijd 1,5uur in bij ceremonie. De fotograaf geeft aan dat hij een halfuurtje nodig heeft voor de fotoshoot met je familie, dan plan ik hiervoor minstens drie kwartier. Dat zorgt ervoor dat je nooit een gehaast gevoel hebt. 

Je vergeet tijd te voorzien voor de opbouw en de afbraak

Je voorziet misschien wel de leukste decoratie voor op de tafels of voor je ceremonie en je hebt misschien wel een erg leuke opstelling voor je photobooth, gastenboek of je bedankjes. Maar heb je erbij stilgestaan wie dit zal klaarzetten en wanneer je dit naar de zaal/locatie kan brengen? Ik hoorde al regelmatig koppels die de avond voor hun huwelijk tot in de diepe uurtjes van de nacht tafels hebben klaargezet en daardoor doodmoe aan hun huwelijksdag begonnen. Zonde toch? 

Best voorzie je hiervoor iemand verantwoordelijk of betrek je de vrienden van je zus bijvoorbeeld om dit op hen te nemen. Doe je beroep op een weddingplanner, dan is deze zorg natuurlijk al helemaal van de baan! 

Je ontvangt op verschillende momenten mensen

Mensen ontvangen neemt tijd in beslag. Heb je tijdens de dag verschillende momenten waarop je mensen ontvangt - denk bijvoorbeeld aan een middagreceptie of aan avondgasten bij het dessert - reken dan telkens wat tijd in om mensen te ontvangen en ook weer dag te zeggen. Daarnaast hou je best ook rekening met de hoeveelheid mensen die op een bepaalde tijdsslot aanwezig zijn. Ontvang je 120 mensen voor een receptie, die nadien weer naar huis gaan, dan is 1,5 uur receptie een minimum. Het is altijd jammer als je je achteraf bedenkt dat je bepaalde mensen helemaal niet gesproken hebt. Wil je liever geen wensen ontvangen van een heel rijtje aan mensen, zorg dat je iemand anders de mensen ontvangt, en dat jij een entree kan maken. Zo begroet je zelf de mensen op jouw tempo. 

Je nodigt je gasten uit op het startuur van de ceremonie 

In mijn tijden als ceremoniemeester zag ik deze fout veel voorkomen. Je plant om je ceremonie te starten om 16:00 en ook op je uitnodiging staat dit startuur vermeldt. In al die gevallen begon de ceremonie standaard een kwartier te laat. Het is beter om op je uitnodiging de mensen een halfuurtje op voorhand te vragen, zo reken je eventuele laatkomers al in. Voorzie al een glaasje bij aankomst, en ook de vroege vogels zijn content! 

Je voorziet geen tijd voor verrassingen 

Het komt redelijk veel voor dat er vrienden of familie een verrassing hebben voorbereid waar jij niets van af weet. Kei leuk! Maar je kan er natuurlijk op voorhand geen rekening mee houden. Werk je met een weddingplanner, dan weet hij of zij dit waarschijnlijk wel op voorhand. Als ceremoniemeester heb ik vaak gezien dat het dessert al opgediend stond, maar dat de gasten nog bezig waren met een verrassingsact. Geen rampen, maar soms kan dat wat minder fijn zijn voor de cateraar, die zijn ijs of taart niet zo graag warm ziet worden. Werk je zonder weddingplanner, zorg dan voor een duidelijk aanspreekpunt zodat de mensen met een verrassing kunnen vragen wanneer het best uitkomt op de act op te voeren. 

3 voorbeelden