Algemene voorwaarden
ALGEMENE VOORWAARDEN
PHAEST (PHAEDRA MICHIELS)
1. Algemeen
1.1Onverminderd de toepassing van eventuele bijzondere voorwaarden in een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst, zijn deze algemene voorwaarden van toepassing op iedere offerte, opdrachtbevestiging, overeenkomst en factuur tussen PHAEDRA MICHIELS, handelend onder de naam PHAEST, met maatschappelijke zetel te 3110 ROTSELAAR, Stationsstraat 147 en met KBO-nummer 0667.869.157 (hierna “PHAEST”) en haar klant (hierna de “Klant”).
1.2Andere of tegengestelde voorwaarden van de Klant worden voor niet-geschreven gehouden en zijn niet tegenstelbaar aan PHAEST. In geen geval kan het stilzwijgen van PHAEST worden geïnterpreteerd als een aanvaarding van andere voorwaarden.
2. Offertes - Totstandkoming van overeenkomsten
2.1Alle offertes van PHAEST zijn geldig gedurende dertig dagen, tenzij anders aangegeven door PHAEST.
2.2Behoudens andersluidend dwingend recht, verbindt elke door de Klant gedane schriftelijke bevestiging van de offerte de Klant en PHAEST doch slechts na ondertekening van de afzonderlijke overeenkomst tot het verlenen van diensten.
2.3Indien de Klant de bevestiging met de offerte telefonisch of mondeling plaatst, geldt de overeenkomst als gesloten wanneer de Klant en PHAEST afzonderlijke overeenkomst tot het verlenen van diensten hebben ondertekend.
2.4De in offerte en/of overeenkomst tussen partijen opgenomen prijzen worden vermeld in euro’s en zijn exclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven. Bijkomende diensten die niet in de offerte en/of overeenkomst tussen partijen zijn opgenomen, zullen verrekend worden aan 75,00 EUR/uur (excl. BTW).
2.5Indien de overeenkomst tussen partijen enige wijziging of toevoeging bevat of van de oorspronkelijke offerte verschilt, wordt de overeenkomst als gesloten beschouwd, tenzij de Klant binnen de 5 werkdagen na ontvangst van de overeenkomst verklaart er niet akkoord mee te gaan.
2.6Indien de overeenkomst tussen partijen enige wijziging of toevoeging bevat of van de oorspronkelijke offerte verschilt ingevolge wijziging van de te gebruiken producten of materialen door een derde aangestelde partij (leverancier), zullen PHAEST en de Klant in gezamenlijk overleg tot een redelijke oplossing komen dewelke in lijn ligt met de oorspronkelijke bedoelingen en wensen der partijen, zonder dat dergelijke wijziging een grond kan zijn tot annulering of ontbinding van de overeenkomst of aanleiding kan geven tot enige vorm van schadevergoeding lastens PHAEST.
2.7PHAEST zal de Klant een offerte bezorgen voor zowel de aan PHAEST gevraagde diensten dewelke PHAEST dient te leveren met het oog op het huwelijksfeest alsook een offerte voor de gevraagde/benodigde materialen vereist voor het huwelijksfeest.
3. Omschrijving van de te leveren goederen en diensten
3.1Een beschrijving van de te leveren goederen en diensten is opgenomen in een afzonderlijke offerte en overeenkomst tussen PHAEST en de Klant.
3.2Onverminderd hetgeen in deze algemene voorwaarden is bepaald, erkent en aanvaardt de Klant de technische beperkingen, garantiebeperkingen en/of eventuele andere opmerkingen en voorbehouden zoals opgenomen in de offerte, en enige afzonderlijke overeenkomst tussen PHAEST en de Klant.
3.3De Klant erkent op de hoogte te zijn dat PHAEST voor de organisatie, voorbereiding en uitvoering van het huwelijksfeest beroep doet op derde partijen, zijnde leveranciers van materialen, producten en diensten, dewelke door de Klant of door PHAEST en de Klant in samenspraak worden bepaald.
3.4De Klanten hebben het recht om zelf leveranciers aan te stellen teneinde materialen en producten aan te leveren en diensten te leveren, waarbij PHAEST op geen enkele wijze tussenkomt in de contractuele relatie tussen de Klanten en de leveranciers, en dus ook niet als tussenpersoon.
3.5 Het is de Klant niet toegestaan om een leverancier van producten of diensten aan te stellen zonder voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan PHAEST. Indien de Klant beroep doet op een andere leverancier zonder de voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan PHAEST, behoudt PHAEST zich het recht voor om zich te beroepen op artikel 17 van deze algemene voorwaarden.
3.6 PHAEST wordt in overeenkomsten met derde partijen telkens beschouwd als een tussenpersoon. Alle overeenkomsten met derde partijen worden rechtstreeks gesloten tussen de derde partij en de Klant. In het geval waarin PHAEST wordt gevraagd om offertes op te maken of om goederen/materialen in ontvangst te nemen, zal dit steeds in naam en voor rekening van de Klant geschieden, waartoe de Klant middels de ondertekening van een overeenkomst met PHAEST een onherroepelijk mandaat aan PHAEST verstrekt. Op geen enkel moment is PHAEST aansprakelijk voor overeenkomsten, de uitvoering van overeenkomsten of de betaling van overeenkomsten gesloten tussen de Klant en een derde partij waarbij PHAEST als tussenpersoon heeft gehandeld.
4. Annulering
4.1In geval van annulering van de opdracht door de Klant, zal de Klant een annuleringsvergoeding verschuldigd zijn van 25% van de totaal verschuldigde bedragen, onverminderd het recht van PHAEST om grotere schade te bewijzen.
4.2Annuleringen moeten per aangetekend schrijven worden gemeld aan PHAEST en zijn enkel geldig mits voorafgaande betaling van het bedrag vermeld in punt 4.1, waarbij dit bedrag verrekend kan worden met de reeds door de Klant betaalde voorschotten.
4.3Ingeval van geldige annulering en indien PHAEST reeds is overgegaan tot bestelling van producten/materialen met het oog op de uitvoering van de door de Klant aan PHAEST toevertrouwde opdracht, kan PHAEST de eventueel daartoe gemaakte kosten integraal verhalen op de Klant, waarbij desgevallend de bedragen van de door de Klant reeds betaalde voorschotten worden verrekend.
4.4In geval de Klant één maand of korter tot de voorziene datum van het huwelijksfeest overgaat tot annulering, is PHAEST gerechtigd om het volledige factuurbedrag aan de klant aan te rekenen, te verhogen met het bedrag vermeld in punt 4.1, en onverminderd het recht van PHAEST om grotere schade te bewijzen.
5. Uitstel – opschorting van de levering van goederen en diensten
5.1Indien de Klant om een uitstel/opschorting van de door PHAEST te leveren goederen en diensten verzoekt, dient de Klant een specifieke datum met PHAEST te bepalen opdat PHAEST op de uitgestelde datum de contractueel bepaalde goederen en diensten kan leveren.
5.2In geval van uitstel of opschorting van de levering van goederen en diensten, heeft de Klant geenszins recht op een terugbetaling van de reeds door de Klant betaalde voorschotten en heeft PHAEST het recht om een vergoeding te vragen lastens de Klant voor de reeds gemaakte kosten die het bedrag van -het eventueel betaald voorschot- overschrijdt.
5.3Indien de Klant en PHAEST niet tot een vergelijk komen betreffende de datum van het uitstel of indien er geen uitstel mogelijk is binnen een redelijke termijn, dewelke uiterlijk 6 maanden na de oorspronkelijke datum bedraagt, wordt toepassing gemaakt van artikel 4 van onderhavige algemene voorwaarden.
6. Opslag van klantgegevens
6.1Klantgegevens worden door PHAEST overeenkomstig de wettelijke bepalingen opgeslagen. PHAEST zorgt voor de juiste verwerking van gegevens verstrekt door de Klant in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming dd. 25 mei 2018.
7. Verplichtingen van de klant bij aanvang van de opdracht
7.1Indien er in de offerte en/of overeenkomst wordt opgenomen dat de Klant bepaalde gegevens, materialen of diensten moet voorzien teneinde PHAEST in staat te stellen de contractueel overeengekomen diensten uit te voeren, dient de Klant deze gegevens, materialen of diensten tijdig en tijdens de contractueel bepaalde duur van de overeenkomst te voorzien.
7.2Indien de voor de uitvoering van de overeenkomst vereiste gegevens, materialen of diensten niet tijdig aan PHAEST zijn verstrekt, heeft PHAEST het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten vallen uitsluitend ten laste van de Klant.
7.3PHAEST is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook, doordat PHAEST is uitgegaan van de door de Klant verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij deze onjuistheid of onvolledigheid voor PHAEST kenbaar behoorde te zijn.
7.4De Klant is ten allen tijde zelf verantwoordelijk om de nodige vergunningen/toestemmingen aan te vragen voor de door PHAEST uit te voeren diensten. Het eventueel achteraf toch noodzakelijk blijken van een vergunning of enig andere vorm van toestemming (bijvoorbeeld van een mede-eigenaar of intergemeentelijke dienstverlenende vereniging) dewelke de uitvoering van de diensten kan hinderen of vertragen, komt voor rekening en risico van de Klant.
8. Prijzen en betaling
8.1Behoudens andersluidende bepalingen in de offertes van PHAEST en/of de overeenkomst tussen de Klant en PHAEST, dient de Klant de aan PHAEST verschuldigde bedragen als volgt te betalen:
- Facturen betreffende de door PHAEST geleverde diensten dienen als volgt te worden betaald:
- Voorschot ten belope van 40% van het totale factuurbedrag bij ondertekening van de afzonderlijke overeenkomst tot het verstrekken van diensten;
- Voorschot ten belope van 40% van het totale factuurbedrag bij oplevering van het ontwerp van het huwelijksfeest;
- Afrekening ten belope van 20% van het totale factuurbedrag na beëindiging van het huwelijksfeest
- Facturen betreffende de voor het huwelijksfeest gevraagde/benodigde materialen – waar PHAEST als tussenpersoon handelt- worden als volgt betaald:
- Voorschot ten belope van 70% van het totale factuurbedrag bij oplevering van het ontwerp van het huwelijksfeest;
- Afrekening van 30% van het totale factuurbedrag na beëindiging van het huwelijksfeest;
Indien de prijs voor de producten of materialen, zoals opgenomen in de offerte en/of overeenkomst tussen Klant en PHAEST, ingevolge omstandigheden buiten de wil van PHAEST zouden stijgen (bijvoorbeeld door stijgende materiaalprijzen), behoudt PHAEST zich het recht voor om de overeengekomen prijs met de Klant te herzien, de prijsstijgingen te verwerken en de overeengekomen prijs dienaangaande aan te passen.
8.2De voorschotfacturen van PHAEST dienen door de Klant betaald te worden binnen de veertien kalenderdagen na factuurdatum, tenzij PHAEST hiervan uitdrukkelijk schriftelijk afwijkt.
De afrekeningsfacturen van PHAEST dienen door de Klant betaald te worden binnen de zeven kalenderdagen na factuurdatum, tenzij PHAEST hiervan uitdrukkelijk schriftelijk afwijkt.
8.3Bij gehele of gedeeltelijke niet (-tijdige)betaling van een voorschot – en/of afrekeningsfactuur op de vervaldag begaat de Klant een contractuele wanprestatie. Vanaf dat moment is de Klant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, verwijlintresten verschuldigd op het onbetaalde factuurbedrag aan een conventionele intrestvoet van 1% per maand, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het onbetaalde factuurbedrag met een minimum van 150,00 EUR, onverminderd het recht van PHAEST om een hogere schadevergoeding te vorderen mits bewijs van hogere werkelijk geleden schade.
8.4Op straffe van verval dient de Klant elk protest met betrekking tot een factuur binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum schriftelijk en per aangetekend schrijven over te maken aan PHAEST, dit met vermelding van factuurnummer en datum. Bij gebreke aan protest binnen hogervermelde termijn worden de facturen als definitief aanvaard beschouwd.
8.5Bij gehele of gedeeltelijke niet-betaling van een factuur op de vervaldag worden alle andere nog niet vervallen schuldvorderingen op de Klant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling opeisbaar. In dat geval behoudt PHAEST zich bovendien het recht voor om de uitvoering van de lopende overeenkomst te schorsen, zonder voorafgaande ingebrekestelling en zonder schadevergoeding, tot PHAEST de volledige betaling (incl. interesten en kosten) heeft ontvangen.
8.6De betaling van een factuur houdt in dat Klant erkent dat PHAEST de betreffende diensten conform de bestelling en contractuele afspraken heeft uitgevoerd. Partijen komen eveneens uitdrukkelijk overeen dat indien partijen wederzijdse vorderingen jegens elkaar zouden hebben, deze niet geheel noch gedeeltelijk met elkaar gecompenseerd kunnen worden.
9. Uitvoeringstermijnen
9.1Behoudens andersluidend dwingend recht of uitdrukkelijke en schriftelijke andersluidende overeenkomst, worden de uitvoeringstermijnen in hoofde van PHAEST enkel als inlichting verstrekt, zijn deze derhalve niet bindend en kunnen zij door PHAEST worden gewijzigd. Vertraging in de uitvoering kan in geen enkel geval aanleiding geven tot enige schadevergoeding, annulering van de opdracht of ontbinding van de overeenkomst lastens PHAEST.
9.2Indien een niet vooraf gecommuniceerde wijziging van de uitvoeringstermijn door de Klant aanleiding geeft tot een niet-uitvoering van de overeenkomst in zijn geheel, heeft PHAEST het recht om – onverminderd artikel 8 van deze algemene voorwaarden- de overeenkomst als ontbonden te beschouwen zonder dat de Klant aanspraak kan maken op een schadevergoeding.
10. Controle, klachten en garantie
10.1PHAEST zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uitvoeren, hetgeen in haar hoofde een inspanningsverbintenis inhoudt.
10.2De Klant aanvaardt de geleverde prestaties zonder enig voorbehoud bij betaling van de factuur. PHAEST is niet aansprakelijk voor eventuele schade of verlies van inkomsten door fouten in de geleverde diensten.
10.3Elke klacht met betrekking tot de door PHAEST geleverde prestaties moeten binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk en per aangetekend schrijven aan PHAEST worden overgemaakt, dit met vermelding van factuurnummer en datum. Bij het ontvangen van een klacht over de geleverde diensten binnen hogervermelde termijn zullen PHAEST en de Klant een voor beide partijen redelijke oplossing uitwerken.
11. Schade
11.1Indien de Klant schade aan de van een derde partij gehuurde/gebruikte materialen of faciliteiten toebrengt, zullen ofwel de kosten van de herstelling door de Klant moeten worden gedragen ofwel zal de Klant de toegebrachte schade moeten vergoeden, zonder dat PHAEST op enige manier kan worden aangesproken ter vergoeding van de schade.
11.2Indien PHAEST tijdens de uitoefening van haar diensten schade toebrengt aan de Klant of aan de geleverde/gehuurde materialen van een derde partij, en waarbij er aangifte door PHAEST verricht wordt bij haar BA-verzekeraar, kan de Klant geen factuurbedragen inhouden ter compensatie van de beschadigingen.
12. Aansprakelijkheid
12.1Indien PHAEST contractueel of buitencontractueel aansprakelijk zou zijn t.a.v. de Klant uit welke hoofde ook, is PHAEST slechts aansprakelijk voor de (materiële en fysieke) schade veroorzaakt naar aanleiding van de uitvoering van de overeenkomst, indien en voor zover die schade is veroorzaakt door zware of opzettelijke fout, bedrog of grove nalatigheid. Voor overige fouten kan PHAEST niet aansprakelijk worden gesteld.
12.2Ingeval PHAEST aansprakelijk wordt gehouden voor enigerlei schade, is de aansprakelijkheid van PHAEST beperkt tot de factuurwaarde van de opdracht, althans tot dat gedeelte van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft en waarvan de Klant het oorzakelijk verband met de schending of niet-nakoming van de overeenkomst kan aantonen. Er kan geen bijkomende schadevergoeding van PHAEST worden gevraagd.
12.3PHAEST kan uitsluitend aansprakelijk worden gesteld voor directe schade en nooit voor indirecte, onrechtstreekse, economische schade, gevolgschade of voor schade aan de reputatie of derving van winst, gemiste besparingen, …
12.4Voor zover PHAEST bij haar activiteiten afhankelijk is van de medewerking, diensten en leveringen van derden, waarop PHAEST geen invloed kan uitoefenen, kan PHAEST op geen enkele manier aansprakelijk gesteld worden voor welke schade dan ook zowel aan de Klant als aan een derde.
12.5PHAEST is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de kwaliteit/goede werking van het door de betrokken derde partij of van de door de Klant aangeleverde materialen.
12.6De Klant vrijwaart PHAEST voor eventuele aanspraken van derden, die in verband met de uitvoering van de overeenkomst schade lijden en waarvan de oorzaak niet aan PHAEST toerekenbaar is.
13. Overmacht
13.1Indien PHAEST door overmacht tijdelijk verhinderd wordt haar verplichtingen na te komen, worden deze opgeschort tot het geval van overmacht ophoudt te bestaan.
13.2In geval van overmacht zal PHAEST niet aansprakelijk zijn tegenover de Klant en zal PHAEST geen schadevergoeding verschuldigd zijn.
13.3 Indien het geval van overmacht zoals bedoeld in dit artikel langer duurt dan zes maanden, zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst te ontbinden, zonder dat er in dat geval een verplichting tot schadevergoeding bestaat. Indien PHAEST bij aanvang van de overmachtssituatie al gedeeltelijk haar verplichtingen heeft voldaan, dan is zij gerechtigd dit gedeelte afzonderlijk te factureren en is de Klant gehouden deze factuur te voldoen.
13.4Als overmacht wordt beschouwd elke onvoorzienbare omstandigheid die de nakoming van de verbintenis in hoofde van PHAEST verhindert, en die niet toerekenbaar is aan PHAEST en waar zij geen controle op heeft. Hieronder wordt onder meer – en dus niet limitatief- begrepen : stakingen, natuurrampen, oorlog, pandemie, epidemie, lockdown maatregelen, niet voorzienbare en onvoorspelbare omstandigheden bij leveranciers of derde partijen waar PHAEST afhankelijk van is, overlijden van één van de huwelijkspartners of familieleden in eerste graad, onvoorzien en onvoorspelbare ziekenhuisopname van één van de huwelijkspartners, overlijden of onvoorzien en onvoorspelbare ziekenhuisopname van PHAEST of familieleden in eerste graad .
14. Intellectuele eigendomsrechten
14.1De door PHAEST vervaardigde ontwerpen en concepten in het kader van de toevertrouwde opdracht mogen zonder de uitdrukkelijke toestemming van PHAEST niet worden bewerkt, verwerkt/gebruikt in eender ander medium of product dan waarvoor het onder de op van toepassing zijnde overeenkomst bedoeld is, zowel door de Klant als door enig ander persoon.
14.2De eigendom van de door PHAEST verstrekte concepten of (proef)ontwerpen blijft volledig eigendom van PHAEST, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders wordt overeengekomen. In het laatste geval kan PHAEST hiervoor contractueel een vergoeding bedingen. Bij vastgestelde schending van de in artikel 14.1 vernoemde gebruiksrechten door de Klant en de in dit artikel vermelde eigendomsrechten van PHAEST, is PHAEST gerechtigd hiervoor een redelijke vergoeding in rekening te brengen ten laste van de Klant.
14.3PHAEST behoudt zich het recht voor de door de uitvoering van de werkzaamheden verworven kennis voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie ter kennis van derden wordt gebracht.
15. Verzekering
15.1De Klant verbindt er zich toe de vereiste verzekering af te sluiten bij een erkend maatschappij naar keuze, dewelke haar maatschappelijke zetel op Belgisch grondgebied heeft. PHAEST heeft het recht om een bewijs hiervan op elk moment op te vragen. Indien het event/huwelijksfeest door overmacht (zie artikel 13) niet kan plaatsvinden, en dit risico wordt gedekt door de verzekering, heeft PHAEST een voorrecht op de door de verzekeringsmaatschappij uit te keren bedragen bij niet-betaling van de facturen van PHAEST door de Klant.
15.2Indien de Klant niet voorziet in de vereiste verzekering zoals vermeld in artikel 15.1 van deze algemene voorwaarden, heeft PHAEST het recht om zich te beroepen op artikel 17 van deze algemene voorwaarden.
16. Vertrouwelijkheid en gebruik van beeldmateriaal voor sociale media doeleinden
16.1PHAEST en de Klant zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
16.2Door de ondertekening van de overeenkomst tot het verlenen van diensten met PHAEST, verklaart de Klant zich onherroepelijk akkoord dat PHAEST het recht heeft om gepresteerde diensten en het daaruit volgend beeldmateriaal (foto’s, video’s,…) te gebruiken als portfolio materiaal en voor marketing doeleinden.
De Klant verklaart zich er bijgevolg uitdrukkelijk mee akkoord dat PHAEST gemaakt beeldmateriaal in het kader van de opdracht mag gebruiken voor marketing doeleinden, waarbij PHAEST het door haar te gebruiken beeldmateriaal voorafgaand aan de Klant zal meedelen, dewelke het gebruik ervan enkel om gegronde redenen kan weigeren.
17. Ontbinding
17.1PHAEST heeft het recht om de overeenkomst met de Klant te allen tijde, met onmiddellijke ingang, zonder rechterlijke machtiging en zonder betaling van enige schadevergoeding, te ontbinden in de volgende gevallen: (i) indien de Klant, ondanks schriftelijke ingebrekestelling, in gebreke blijft met de (tijdige en behoorlijke) nakoming van één of meer uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen (in het bijzonder artikel 8 van deze algemene voorwaarden betreffende de betalingsverplichting); (ii) bij staking van betaling of (de aanvraag van) een faillissement of een WCO-procedure door de Klant; (iii) bij vereffening of stopzetting van de activiteiten van de Klant.
17.2In geval van ontbinding heeft PHAEST tevens recht op een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het totale factuurbedrag als vergoeding voor de kosten, rente, winstderving en schade die PHAEST heeft geleden, onverminderd het recht van PHAEST om een vergoeding van eventueel hogere schade te vorderen, en worden alle vorderingen van PHAEST op de Klant onmiddellijk en integraal opeisbaar.
18. Geldigheid
18.1Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden ongeldig of nietig wordt verklaard, zal dit geen invloed hebben op de toepassing van de overige bepalingen ervan.
18.2Partijen zullen de ongeldige of nietige bepaling in onderling overleg en te goeder trouw vervangen door een geldige bepaling dewelke strookt met de gemeenschappelijke bedoeling van de partijen.
19. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
19.1Alle overeenkomsten waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, worden uitsluitend beheerst door het Belgisch recht.
19.2Behoudens andersluidend dwingend recht, behoren alle geschillen tussen partijen omtrent overeenkomsten die aan deze algemene voorwaarden zijn onderworpen, uitsluitend tot de bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Leuven.