Phaest-blog #4

Hoe je concept bepalen?

Take aways van deze blog

Wat is een concept? 

De term "concept" komt in mijn weddingplanning tijdslijn nog voor de bekendere term moodboard en nog voor het budget of het zoeken van de locatie. Bij een concept ga je bepalen wat het voor jou betekent om te trouwen en wie je daar bij wilt. Je concept is eigenlijk de samenvatting van het eerste geprek met je man- of vrouw-to be en met eventueel enkele key figuren. 

Voorwaarden om een concept te bepalen 

Hiervoor stel ik altijd 5 vragen. Hoe spontaner het antwoord op deze vragen komt, hoe duidelijker het zegt wat er nu écht voor jou belangrijk is. Voor je de vragen kan lezen, deel ik eerst nog enkele voorwaarden die je best voor ogen houdt bij het beantwoorden van deze vragen. 

Voorwaarde 1: In deze fase is dromen absoluut toegestaan. Je gaat er vanuit dat alles kan! Vergelijk het wat met een brainstorm waarin alles nog mogelijk is, zonder rekening te houden met praktische overwegingen. De woorden "Ja maar ..." zijn zo goed als verboden 🙈

Voorwaarde 2: Je trouwt met twee, het is dus ook belangrijk om je concept met twee te bepalen. Je kan ervoor kiezen om er een datenight van te maken en de vragen samen te overlopen. Of het is ook een mogelijkheid om eerst ieder apart te brainstormen, en daarna samen. Persoonlijk verkies ik de tweede optie, omdat je hier elkaar nog net ietsje beter leert kennen. 

Voorwaarde 3: Don't overrush it! Je hoeft je concept niet op één avond klaar te spelen. Verspreid het gerust over enkele weken of plan iedere week een wedding date night in, waarbij je samen of apart nadenkt over het concept. Voor deze conceptuele fase kan je - afhaneklijk van je totale voorbereidingstijd - gerust wat tijd vrijmaken. Een goed concept maakt het plannen (en kiezen!) achteraf ook alleen maar makkelijker! 

Voorwaarde 3: Zet er een soft deadline op. Bepaal wanneer je het concept wilt afronden en wanneer je echt wilt starten met de praktische voorbereidingen. Zo geef je jezelf enerzijds rust in het hoofd en anderzijds zorgt het ervoor dat je op een bepaald moment ook echt knopen doorhakt. Voor de ene kan die deadline al na twee weken zijn, de andere trekt hier graag 3 maanden voor uit. 

Waarom heb je dat concept nu écht nodig? 

Soms hoor ik wel eens dat bruidsparen na de verloving er meteen willen invliegen. Ze hebben al de locatie van hun dromen op het oog, of hebben al sinds kind een perfect plaatje voor ogen. Toch raad ik altijd aan om deze conceptfase te doorlopen. Er is namelijk soms wel wat anders te ontdekken en het zou zonde zijn als je achteraf spijt hebt van mogelijks overhaaste beslissingen. 

Eerst en vooral is het een leuke start van je huwelijksvoorbereidingen. Je kan volop genieten van het verloofd zijn en even wegdromen bij de ideeën rond jullie trouw. Je hoeft niet meteen geconfronteerd te worden met praktische shizzle of je hoeft ook niet meteen in de excellijsten te vliegen. Als weddingplanner is het mijn missie dat mijn koppels ook genieten van de voorbereidingen van jullie huwelijk, en deze fase is daar zeker een onderdeel van! 

Het concept is ook een leidraad in je zoektocht naar leveranciers, zoals je lcoatie of fotograaf. Bij het zoeken van leveranciers kan je zo eerst kijken of de stijl binnen je concept valt en of het helemaal is wat je ervan verwacht. Je concept geldt zo als eerste filter. 

Soms kan je tijdens je zoektocht ook super leuke ideeën tegenkomen, waarvan je in eerste instantie denkt "Oh dit moet ik hebben!". Denk maar aan alle leuke plaatsjes op Pinterest! Je concept kan hier ook gelden als filter, waardoor je makkelijker keuzes maakt wat nu écht bijdraagt tot een geslaagde dag en wat eigenlijk overbodig of nice to have is als het budget het toelaat. 

Tot slot krijgen de leveranciers waarbij je offerte opvraagt of die je uiteindelijk boekt ook graag jullie concept te zien. Leveranciers zijn het gewoon om dit "te lezen" en kunnen dus zo betere voorstellen maken die 100% bij jullie passen. 

Hoe maak je een concept? 

Zoals hierboven al vermeld maak ik een concept op aan de hand van 5 vragen. Hoe spontaner het antwoord op deze vragen komt, hoe belangrijker dit is voor jullie. 

Vraag 1 : Wanneer zal je huwelijk plaatsvinden?

Is je antwoord meteen een datum? Goed! Dan wilt dat zeggen dat die datum een speciale betekenis heeft en dat dit zéker deel wordt van jullie concept. Soms trouwen koppels exact 5 jaar nadat ze elkaar hebben leren kennen of 2 jaar na hun eerste kus bijvoorbeeld. 

Heb je geen concrete datum, dan heb je misschien wel een voorkeur voor een bepaald jaar, een seizoen of een bepaalde maand. 

Misschien wil je het laten afhangen van je locatie? Dan zit ook hier informatie in (je droomlocatie is een belangrijk element!). Tot slot kan je jezelf ook afvragen of je alles op dezelfde dag wilt, of je het wilt verspreiden over een bepaalde periode, zoals een wedding weekend of zoals het vroeger inplannen van je burgerlijk huwelijk. 

Vraag 2 : Waar zal je huwelijk plaatsvinden?

Ook deze vraag kent meestal niet één antwoord. Enerzijds gaat dit over de regio waarbinnen je wilt trouwen. Is het voor jou belangrijk om dicht bij huis te trouwen, of wil je juist verweg? Wil je rekening houden met de afkomst van je familie? Je bent ook altijd verbonden aan de plaats waar je woont voor je burgerlijk huwelijk. 

Anderzijds gaat dit ook over de soort locatie. Is een buitenruimte belangrijk omdat je droomt over een ceremonie buiten? Wil je graag een vaste feestzaal of is een tent ook een optie? Wil je graag alles op één locatie of maak je van je verschillende dagdelen een roadtrip? Denk aan de voorwaardes - bij het nadenken over je concept kan alles 🙈!

Vraag 3 : Met hoeveel mensen wil je graag vieren?

Het is niet voor niets dat mijn bruidsparen aangeven dat ze het meeste stress krijgen van de gastenlijst. Het is dan ook vaak niet de meest gemakkelijke puzzel om te leggen. In het concept denk je na wat volgens jou het ideale scenario is! Droom je van een groot feest of krijg je juist de kriebels van het idee van al die aandacht? Je kan hier ook zeker al eens nadenken over de hoofdpersonen die jij wilt dat ze een belangrijke rol opnemen, zoals bijvoorbeeld je getuigen of de overleden opa die je graag wilt eren. 

Vraag 4 : Wat zijn de elementen van jullie huwelijk?

Deze vraag is een voorloper van jullie dagplanning (of weekend/week/jaarplanning). Onder elementen vallen alle dagdelen die jullie graag willen doormaken. Zo is het burgerlijk huwelijk het enige deel dat moet. Voor al de rest ligt de keuze in jullie handen! Hieronder een lijstje van mogelijke elementen: 

• Ontbijt / brunch / lunch / picknick eventueel met suite/vriendinnen/elkaar
• Klaarmaken (make up and hair + kledij aandoen) 
• First look (de eerste keer dat jullie elkaar zien) alleen / met suite 
• Fotoshoot met twee / met suite 
• Animatie / Spel / Livemuziek 
• Ceremonie - persoonlijk of in de kerk 
• Uitwisselen van geloftes 
• Uitwisselen van cadeautjes aan elkaar / de getuitgen / je ouders / ... 
• Receptie / Apéro / High Tea 
• Diner 
• Desserts / Dessertenbuffet 
• Openingsdans 
• Avondfeest / avondanimatie / avondband 
• Overnachting / Vuurkorfmomentje / ... 

Tip : combineer vraag 3 en vraag 4 zeker met elkaar! Zo hoeft niet iedereen bij elk element aanwezig te zijn en kan je ervoor kiezen om je gastenlijst op te splitsen over verschillende elementen. 

Vraag 5 : Wat zijn kernwoorden of kernbeelden? 

Wanneer je nadenkt over je huwelijk, wat zijn dan de woorden die bij je oppoppen? Vaak zijn dit zaken zoals lekker eten, goed feestje, gezelligheid, ... Maar ook vaak liefdevol, mooie styling of traantjes bij de ceremonie. Schrijf een 10-tal woorden op en bepaal dan je top 3. Dit zijn je kernwoorden. 

Bij deze vraag kan je eens wat opzoekingswerk doen bij bronnen zoals Instagram of Pinterest. Gebruik wat zoektermen die linken aan je kernwoorden en laat je inspireren. Deze is de aanzet voor het bepalen van jullie stijl in een uitgebreider moodboard later! 

Samenvatting 

Het antwoord op deze 5 vragen vat je best samen. Dit kan je tekstueel doen door het uit te typen, of visueel door een eerste moodboard - al dan niet digitaal. Twitch en tweak dit totdat jullie beiden 100% tevreden zijn! Onthoud ook - Je concept is geen bijbel. Het is een eerste aanzet dat niet perfect hoeft zijn, maar je zou er wel gelukkig van moeten worden als je ernaar kijkt! 

Enkele valkuilen. 

Tot slot geef ik je nog graag enkele valkuilen mee, die vaak voorkomen bij het bepalen van je concept. 

• Pinterest kan soms overwhelming zijn! Zeker bij vraag 5 kan je je laten verleiden om meteen al alle leuke dingen op te slaan die je tegenkomt! Weet ook dat Pinterest ervoor gemaakt is om ideale plaatjes te delen. Vaak zijn dit resultaten van styled shoots of grotere concepten. 
• "Ja maar". Ik heb het hierboven al beschreven: bij het bepalen van het concept zijn deze woorden zo goed als verboden. Dromen mag, als je je te veel gaat beperken door praktische of budgettaire redenen, ga je je ook beperken in je ideeën. Leveranciers kunnen je moodboard lezen en kunnen dus zo gepaste voorstellen maken die én haalbaar zijn én je concept naar voor brengen. 
• Je betrekt er geen andere mensen bij. Dit is soms een moeilijke overweging, want jullie huwelijk is 100% jullie ding. Maar soms kan het een goed idee zijn om bij het concept ook enkele belangrijke mensen bij te betrekken. Misschien hebben ze enerzijds een grote mening of vind jij hun mening belangrijk? Of misschien wil je juist niet dat mensen zich "bemoeien"? Ook dan kan het een goed idee zijn om ze hun zegje te geven tijdens de conceptuele fase en daarna enkele afspraken te maken? Wanneer je ervoor kiest om mensen zoals bijvoorbeeld je ouders helemaal niet te betrekken, dan kan dat soms al eens wat wrijving geven in aanloop naar je trouwdag. Commnicatie is altijd key! 
• Je kijkt niet naar het geheel maar focust je op details. Is het winter seizoen voor je heel belangrijk, maar kies je wel voor zomerse kleuren? Vraag je dan af waar de constante hierin zit? Misschien vind je de gezelligheid van de winter erg fijn, maar wil je geen donkere sfeer? Dan is de herfst misschien ook een optie, zodat je er voldoende kleur én gezelligheid kan inbrengen! 

AFSLUITING